De meeste bedrijven, en ook u herkent deze situatie zeer waarschijnlijk, hebben te maken met de dagelijkse groei van data van email, chat, bestanden en noem zo maar op. Het ligt niet voor de hand dat de groei de komende jaren afneemt, en dus is het belangrijk dat u controle heeft over belangrijke, gevoelige, bedrijfs- en of persoons-informatie. Dit is noodzakelijk omdat u;

  1. Moet voldoen aan wet- en regelgeving waarin u wellicht wordt voorgeschreven een bepaalde bewaartermijn voor gegevens te hanteren.
  2. Het risico beperken van schade als gevolg van een data lek of beveiligingsincident.
  3. Ondersteun uw organisatie bij het delen van informatie die actueel en relevant is.

Een retentiebeleid van Office365 kan u helpen deze doelen te bereiken. In de meeste gevallen zijn er twee uit te voeren acties.

  1. Content aanwijzen die niet permanent verwijderd mag worden voor het verlopen van de retentie periode.
  2. Permanent verwijderen van data zodra de retentie periode dit toelaat.

Een retentie beleid helpt u bij;

  • Beslissen over het bewaren of verwijderen (of beiden -bewaren en voorts verwijderen) van data.
  • Het toepassen en een enkel beleid voor uw organisatie, of slechts voor enkele gebruiker
  • Het toepassen van een beleid voor alle data die voldoet aan bepaalde voorwaarden, zoals;
    • Specifieke zoekwoorden
    • Bestandstype
    • Persoonsgegevens
    • Gevoelige, geclassificeerde informatie

Wanneer de data onderwerp is van het retentie beleid, zal dit voor uw medewerkers niet direct merkbaar zijn. Alles werkt zoals voor het inwerking treden van het beleid, echter wordt een bestand waarop het beleid van toepassing is, wanneer dit verwijderd wordt door een gebruiker, verplaatst naar een beveiligde locatie waar het blijft staan voor de duur van het retentiebeleid. Het bestand blijft zo beschikbaar mocht het gedurende de retentie periode nodig zijn.

Aanvullend op het retentiebeleid bestaat de mogelijkheid tot het instellen van preservatief slot. Hierdoor wordt het onmogelijk het beleid aan te passen of uit te schakelen . Dit helpt u bij het naleven van wetten en regels.

Retentie beleid kan worden ingesteld in het Office365 Beveiliging en privacy onderdeel. Vanzelfsprekend zijn wij u graag van dienst bij de implementatie

 


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *